Mentions informatives RGPD

« Hello Charly » : désigne la société OVVY, Société par actions simplifiée au capital de 32.000 euros, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Paris sous le numéro 813 174 695, dont le siège social est situé au 128, rue La Boétie – 75008 Paris, représentée par Mme Fatma CHOUAIEB sa présidente

« Organisation » : désigne le client d’OVVY avec lequel un abonnement a été souscrit, et permettant de donner accès à l’Application à un certain nombre d’utilisateurs

« Responsable du traitement » : désigne la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement

« Sous-traitant » : désigne la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement

« Utilisateur » : désigne toute personne utilisant les services proposés par Hello Charly

« Utilisateur autonome » : désigne tout utilisateur qui s’inscrit seul sur l’Application sans qu’une Organisation ne l’y ait invité ni transmis de code

« Utilisateur d’une Organisation » : désigne tout Utilisateur qui s’inscrit sur l’Application après y avoir été invité par une Organisation (établissement scolaire, mission locale,…)

Pour les Utilisateurs d’une Organisation :

Hello Charly intervient dans le traitement des données personnelles de l’Utilisateur d’une Organisation en tant que Sous-traitant, l’Organisation étant le Responsable de traitement.

Dans le cadre du GAR, le responsable de traitement est le ministre chargé de l'Education nationale. Le Traitement GAR est défini par un arrêté pris par le Ministre chargé de l'Education nationale. Dans ce cas, l'éditeur est sous-traitant du Ministre au sens du RGPD.

Lien vers les mentions RGPD du GAR (https://gar.education.fr/mentions-informatives-rgpd/)

et l'arrêté GAR (https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000036249969/)

Pour les Utilisateurs autonomes :

Hello Charly intervient dans le traitement des données personnelles de l’Utilisateur autonome en tant que Responsable de traitement.

Les mentions spécifiques suivantes s'appliquent pour les Utilisateurs provenant du GAR (Gestionnaire d'Accès aux Ressources) du Ministère de l'Education Nationale :

https://gar.education.fr/mentions-informatives-rgpd/

Hello Charly, dans ses relations avec l’Utilisateur, est amené à traiter des données à caractère personnel de l’Utilisateur.

Les informations collectées auprès de l’Utilisateur sont nécessaires pour la bonne exécution des services, notamment afin de permettre à Hello Charly de proposer des informations relatives à l’orientation correspondant aux éléments indiqués par l’Utilisateur.

Pour les Utilisateurs d’une Organisation, certaines de leurs Données personnelles peuvent être transmises directement par l’Organisation, notamment les adresses mails (hors GAR), des données d’identification, relatives à la scolarité ou relative à la vie professionnelle.

En particulier, dans le cadre du GAR, les données collectées sont les suivantes :

• les attributs GAR (profil de l’utilisateur, données de scolarité de l’élève, la division et le groupe, le nom et prénom,
• les données d’usage (logs de connexion, date de dernière connexion, messages échangés avec le chatbot),
• les données de personnalisation (contenus mis en favoris, résultats obtenus à la fin de chaque objectif d’orientation).

Pour les Utilisateurs autonomes :

Les données à caractère personnel collectées par Hello Charly sont traitées pour les finalités suivantes :

• procéder à la création et à la gestion du compte de l’Utilisateur ;
• accéder aux services proposés par Hello Charly sur l’Application ;
• être joint par un professionnel de l’orientation le cas échéant ;
• permettre la bonne exécution des services par Hello Charly et répondre aux

questions des Utilisateurs le cas échéant ;

• transmettre des notifications aux Utilisateurs Accompagnants, en lien avec

l’utilisation de l’Application ;

• permettre de répondre aux demandes d’exercice de droits le cas échéant ;
• transmettre une newsletter aux Accompagnants le cas échéant.

Pour les Utilisateurs d’une Organisation :

Les données à caractère personnel collectées par Hello Charly sont traitées pour les finalités suivantes :

• permettre aux utilisateurs de se connecter à leur compte, d'être associés à leurs classes et groupes et de gérer leurs informations ;
• debugging, analyse post-incident et amélioration de l'application ;
• permettre à l’utilisateur de bâtir dans l'application un projet d'orientation, de retrouver ses métiers et formations favoris, ainsi que les restitutions fournies par Hello Charly à chaque objectif d'orientation.

Pour les Utilisateurs autonomes :

Les traitements relatifs à la création du compte et à l’exécution des services sont fondés sur l’exécution d’un contrat, ces traitements étant nécessaires à la mise en œuvre du contrat, formalisé par l’acceptation des CGU de la part de l’Utilisateur.

Si l’Utilisateur est un mineur qui n’est pas en capacité de contracter, la base légale de ces traitements est alors le consentement, le mineur devant accepter l’utilisation de ses données personnelles pour bénéficier du service d’aide et de conseil à l’orientation. Si le mineur a moins de 15 ans, le consentement de son représentant légal lui sera par ailleurs demandé.

Certains traitements réalisés par Hello Charly se fondent sur le respect d’une obligation légale (notamment la réponse aux demandes d’exercices de droit) ou sur l’intérêt légitime de Hello Charly (notamment l’analyse des questions posées par l’Utilisateur à Hello Charly et la réponse apportée).

Enfin certains traitements nécessitent préalablement la collecte du consentement de l’Utilisateur : l’inscription sur la liste d’envoi d’une newsletter, la demande consistant à être rappelé par un professionnel de l’orientation.

Lorsque le traitement est fondé sur le consentement, l’Utilisateur peut à tout moment retirer son consentement pour mettre fin au traitement en transmettant un mail à charly@hello-charly.com.

Pour les Utilisateurs d’une Organisation :

Les bases légales sont déterminées par le responsable de traitement.

Pour les Utilisateurs d’une Organisation passant par le GAR, se référer à

https://gar.education.fr/mentions-informatives-rgpd/

Pour les Utilisateurs autonomes :

Les données sont conservées tant que le Compte de l’Utilisateur est ouvert. Au bout d’un an sans utilisation, le Compte est clôturé par Hello Charly.

Par ailleurs, en cas d’exercice de droits, les durées de conservation ci-après s’appliquent :

• Données liées aux directives concernant le sort des données après le décès : Aussi longtemps que les données concernées par les directives sont conservées.
• Données relatives à l’exercice d’un droit d’accès, de rectification ou d’effacement : 5 ans à compter de la fin de la procédure liée à la demande.
• Données relatives à l’exercice d’un droit d’opposition : 6 ans à compter de la fin de la procédure liée à la demande.
• Données relatives à l’exercice d’un droit à la limitation d’un traitement : 5 ans à compter de la fin de la limitation du traitement.

Pour les Utilisateurs d’une Organisation :

Les données collectées sur les Utilisateurs sont conservées sur les durées suivantes :

• attributs de l’utilisateur : 12 mois maximum, ces données sont purgées à partir du 15 août de l’année en cours
• données de connexion : 12 mois glissants
• données de navigation : 12 mois maximum, ces données sont purgées à partir du 15 août de l’année en cours
• données de personnalisation : ces données sont purgées 6 mois après la fin de l’année scolaire, soit au 15 février. Cette durée de conservation permet aux élèves de retrouver leurs données de l’année précédente au moment où le sujet de l’orientation est abordé, généralement au début du second trimestre.

Les destinataires des données à caractère personnel collectées peuvent être les suivants :

• les salariés de Hello Charly qui seraient légitimes pour accéder aux données personnelles ;
• les sous-traitants de Hello Charly : l’hébergeur des Données personnelles (Société OVH), l’outil de mesure d’audience (Matomo, Société Innocraft), l’hébergeur des sauvegardes de bases de données (Société O2SWITCH) ;
• dans le cadre d’une procédure de contrôle et/ou d’une requête, Hello Charly peut être tenue de divulguer certaines données, sur demande et dans la limite de ce qui est permis par la réglementation ;
• aux ayants droit ou successeurs éventuels de Hello Charly ;
• Lorsqu’Hello Charly intervient en tant que sous-traitant, à d’autres destinataires sur demande du responsable de traitement et dès lors que l’Utilisateur en aura été informé.

Toutes les données à caractère personnel que l’Utilisateur communique sont strictement confidentielles.

Elles sont nécessaires en vue de l’utilisation des services.

L’Utilisateur dispose des droits définis aux articles 15 et suivants du RGPD, c’est à dire :

• du droit d’obtenir la confirmation que des données personnelles le concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, l’accès auxdites données personnelles (droit d’accès) ;
• du droit d’obtenir la rectification des données personnelles erronées ou inexactes le concernant (droit de rectification) ;
• du droit d’obtenir, dans certains cas, l’effacement de données personnelles le

concernant (droit d’effacement ou droit « à l’oubli ») ;

• du droit, dans certains cas, d’obtenir la limitation des traitements (droit à la limitation du traitement) ;
• du droit, dans certains cas, de recevoir ses données personnelles ayant fait l’objet d’un traitement par Hello Charly, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et/ou de demander à Hello Charly de transmettre ces données à un autre responsable du traitement, lorsque le traitement est fondé sur le consentement ou sur un contrat et que le traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés (droit à la portabilité des données) ;
• du droit, lorsque le traitement se fonde sur le consentement de l’Utilisateur, de le retirer à tout moment.

L’Utilisateur dispose des droits d’opposition, c’est-à-dire :

• du droit d’obtenir, dans certains cas, pour des raisons tenant à sa situation

particulière, la cessation du traitement des données personnelles le concernant (droit d’opposition) ;

• du droit d’opposition au traitement des données personnelles le concernant à des fins de prospection le cas échéant (droit d’opposition à la prospection).

Ces droits ne sont pas inconditionnels et dépendent de la situation de l’Utilisateur, de sorte qu’Hello Charly pourra, dans certains cas, refuser d’y répondre favorablement, notamment lorsque la loi l’oblige à conserver des documents ou des données ou lorsque les données sont nécessaires à l’exécution d’une obligation contractuelle.

Pour les Utilisateurs provenant du GAR :

Se référer à https://gar.education.fr/mentions-informatives-rgpd/

Pour les données générées lors de l’usage de la ressource :

L’Utilisateur peut exercer ses droits à tout moment, ainsi que contacter le Délégué à la Protection des Données personnelles à l'adresse suivante : charly@hello-charly.com.

Dès lors qu’Hello Charly ne sera pas en mesure de garantir l’identité du demandeur, elle demandera à l’Utilisateur une copie (scan) de pièce d’identité (par ex. CNI ou passeport). En ce cas, Hello Charly conservera cette copie un an ou trois ans en cas d’exercice d’un droit d’opposition.

Une réponse vous sera adressée dans un délai d'un mois à compter de la réception de votre demande, sauf difficulté particulière justifiée qui peut prolonger le délai jusqu’à 3 mois. Cette réponse sera apportée par le responsable de traitement, c’est-à-dire par le Ministère de l’Education nationale pour les Utilisateurs d’une Organisation qui se connectent via le GAR, par leur Organisation pour les autres Utilisateurs d’une Organisation et par Hello Charly directement pour les Utilisateurs autonomes.

Si les échanges avec Hello Charly n’ont pas été satisfaisants, l’Utilisateur a la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), autorité de contrôle en charge du respect des obligations en matière de données à caractère personnel en France.

Les dispositions de ce paragraphe s’appliquent uniquement aux utilisateurs majeurs.

Pour les données générées lors de l’usage de la ressource :

Tout Utilisateur a le droit de définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de ses données à caractère personnel après son décès.

Tout Utilisateur peut ainsi désigner ou non un tiers qui pourra avoir accès aux données communiquées à Hello Charly.

Ce tiers peut être désigné par l’Utilisateur en écrivant un mail, en ce sens, à l’adresse suivante : charly@hello-charly.com, en indiquant ses nom, prénom et adresse de courrier électronique.

Si l’Utilisateur n’a défini aucune directive concernant le sort de ses données personnelles suite à son décès, les héritiers de l’Utilisateur peuvent demander à Hello Charly d’obtenir toute information utile à la liquidation et au partage de la succession en s’adressant à l’adresse suivante : charly@hello-charly.com.

Les héritiers peuvent également, après la mort de l’Utilisateur, obtenir : la clôture du compte de l’Utilisateur, l’arrêt de tout traitement de données personnelles du défunt ou la mise à jour du compte.